KonferenzRaumManagementSystem
Um Besprechungen, Konferenzen und Veranstaltungen optimal zu organisieren und zu verwalten, bietet Ihnen das Konferenz-Raum-Management-System einen umfangreichen Pool an Funktionen, welche Sie in Ihrer täglichen Arbeit entlasten und unterstützen.
Ähnlich des Warenwirtschaftssystems zeichnet sich das Konferenz-Raum-Management-System durch seinen modularen Aufbau sowie der Bedienbarkeit im Intranet aus. Autorisierte Nutzer haben die Möglichkeit, von jedem Arbeitsplatz, Reservierungen und Buchungen zu tätigen. Es sind sowohl Einzel- als auch Serienbuchungen mit wieder kehrenden Terminen möglich.
Georderte Dienstleistungen werden automatisiert an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. Zur späteren Einsicht sendet das System einen Beleg über alle Dienstleistungen und Kosten (Guestcheck).
Zur internen Verrechung werden die Daten an nachgelagerte Systeme, wie SAP weitergeleitet.
- Reservierung von Räumen
- Reservierung von Bewirtungsmitteln
- Reservierung von Kostenstellenbedarf
- Reservierung von Zubehör/Equipment
- Reservierung von Mittagessen
- Administration
Die SAP-Anbindung zur Leistungsverrechnung, verknüpfte Dienstleistungen (Raum, Bewirtung, Equipment, KST-Bedarf, Mittagessen), zeitgesteuerte Informationen an Dienstleister, Buchungsannahmeschluss, Tandem-Artikel oder die Anbindung an eine Warenwirtschaft, sind nur einige Vorzüge gegenüber anderen Systemen.
Eine Vielzahl namhafter Unternehmen vertraut bereits seit Jahren erfolgreich auf die Vorzüge unseres Konferenz-Raum-Management-Systems.
Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht der verschiedenen Module welche zur Auswahl stehen:
Reservierung von Räumen
- Raumauswahl kann anhand verfügbarer Bestuhlungsarten, im Raum vorhandenem Zubehör oder „zur definierten Zeitscheibe“ frei erfolgen
- Bis zu 10 Mietpreise pro Std./Raum (benutzerabhängig/Campusstruktur) können definiert werden
- Bei Raumauswahl aufrufbar graphische Darstellung als Riss- oder Digitalaufnahmen pro Raum/Bestuhlungsart
- Definition von/für z.B. Umstuhlungen anfallenden Kosten sind pro Reservierung im Detail oder als Regiekostenpauschale (%/Betrag) möglich, je nach Unternehmens-Philosophie
- Transparenz der Raumauslastung für einzelne oder alle Räume als Grafik, tages-, wochen- und monatsgenau erspart aufwendiges Hinterfragen
Reservierung von Bewirtungsmitteln
- Anzeige nur der gemäß Berechtigungsprofil auch bestellbaren Artikelumfänge (kein Wecken von Begehrlichkeiten)
- Per Definition in einem Arbeitsgang Artikelumfänge zu mehreren Bereitstellungszeiten reservierbar (mit/ohne Raum, Lieferung/Abholung)
- Zur Verkaufsunterstützung/Qualitätssicherung kann jedem Artikel ein Bild zugeordnet werden
- In einem Textfeld können dem Leistungsgeber wichtige Informationen, die über das gewünschte Artikelvolumen hinausgehen, mitgeteilt werden wie z.B. „den Sprudel ungekühlt“, „keine Zwiebeln auf den Mettbrötchen“, etc.
- Veranstaltungsabhängige Personalkosten für eigene oder Mietkräfte können aufwandsgenau oder als Regiekostenpauschale zum Ansatz gebracht werden
Reservierung von Kostenstellenbedarf
- Sortimentsabhängig können mehrere Artikelarten für den Kostenstellenbedarf geordert werden, beispielweise Bewirtungsartikel, Büromaterial, etc.
- Alle Nutzen der Reservierung von Bewirtungsmitteln gelten auch hier
Reservierung von Zubehör/Equipment
- Mit Anlage einer Veranstaltungsbuchung können für in-/externe Besucher/Teilnehmer Parkplätze reserviert werden, die Info geht z.B. an den Pförtner
- Die bestandsgeführte Darstellung verfügbaren Equipments ist pro Werk oder im Pool (für z.B. externen Bedarf) möglich
- Leistungsmerkmale technischen Equipments können als Katalogseiten per Bild zur Auswahl/Entscheidung angezeigt werden
- Kosten zur Bereitstellung des Reservierungsvolumens in Abhängigkeit Lieferung/ Abholung können aufwandsgenau oder als Pauschale (%/Wert) zugeordnet werden
- Für Langzeitbuchungen (z.B. Beamer für 2 Wochen Messe) kann ein rabattierter Preis gezogen werden. Grundsätzlich sind auch hier benutzerabhängig bis zu 10 Preise pro Equipment möglich.
Reservierung von Mittagessen
- Alternativ zur "normalen" Reservierung im Tagesangebot der Mitarbeiterverpflegung können auch Tische im Gästebereich (Bedienung mit Servicekräften) gebucht werden.
- Sollen Räume bifunktional für Mittagessen und/oder Besprechungen genutzt werden, ist dieses möglich (Tischreservierung sperrt den Raum).
- Für den Gästebereich können Menüs selbst zusammengestellt (Standardangebot) oder in Rücksprache mit dem Dienstleister abgestimmt werden.
- Den Menüs kann eine freidefinierbare Preiseingabe (durch den Dienstleister) zugeordnet werden, je nach Aufwand/Qualität der Speisen.
- Zusätzliche Informationen für den Dienstleister, die über das Artikelvolumen (Speisen und Getränke) hinausgehen, wie z.B. „kein Knoblauch“, „Steaks englisch“, etc. können in ein Textfeld eingetragen werden.
Administration
- Detaillierte Benutzerprofildefinition zur Steuerung der Reservierungsumfänge usergenau oder als Gruppenprofile hinterlegbar
- Umfangreiche Parametersteuerung zur Automatisierung, Vereinfachung von Bearbeitungsabläufen
- Schnittstellen zur Pflege von Kostenstellenkreisen, Benutzerdaten, Anbindung an ein Warenwirtschaft (Import Artikel, Export Erfolgsdaten)
- Benennung der reservierbaren Dienstleistungen individuell nach unternehmens-üblichem Sprachgebrauch
- Integrierte Pflegetools zur Aktualisierung von in der Zukunft liegenden Reservierungen lassen schnell und einfach auf Anforderungen aus dem Tagesgeschäft reagieren
