Warenwirtschaftssysteme

Das Management-, Informations-, und Warenwirtschaftssystem unterstützt Sie in den verschiedensten Bereichen Ihres Unternehmens und gestaltet Ihr Tagesgeschäft effektiv und einfach. Sie bietet darüber hinaus eine Entscheidungshilfe bei Ihren täglichen und strategischen Arbeiten.

Das System:

Modularer Aufbau
Einstieg mit kleinem Volumen
Nachrüsten per Bedarf
Abbildung von komplexen Konzern- oder Cateringstrukturen möglich
Datenhaltung in diversen Datenbanken wie MS-SQL, ORACLE, SOLID, usw.
Zugriffssteuerung über dataillierte Benutzerverwaltung

Durch den modularen Aufbau erhalten Sie nur die Programmteile die Sie benötigen. Ihnen stehen dabei eine Vielzahl von Modulen zur Auswahl.

Nachfolgend ein kurzer Modulauszug:

Stammdaten-Verwaltung und Bestellwesen

Die Grundlagen für Ihre Firmenstruktur, Daten-Architektur und Daten-Basis (z.B. Lagerorte, Sparten, Warengruppen, etc.) werden in diesem Modul festgelegt. Sie bilden die Plattform für zukünftiges Wachstum, wenn in der Zukunft weitere Module benötigt werden, um das Tagesgeschäft zu entlasten bzw. effektiver zu unterstützen.
Das Daten-Modell wird gemeinsam mit Ihnen entwickelt und in diesem Modul abgebildet. Darüber hinaus können Sie von Anfang an mit dem Bestellmodul Ihre Bestellungen auf verschiedene Arten abwickeln und erhalten Hilfe durch die Adressverwaltung, in der Ihre Lieferanten-Partner mit Telefon-Nummer, Fax- und DFÜ-Nummer gespeichert und verwaltet werden können.

Das Basismodul besteht aus folgenden Komponenten

System-Verwaltung/Superuser-Bereich
Firmenstammdaten/Sparten/Warengruppen
Artikel-Verwaltung/Artikelpflege
Adress-Verwaltung
Bestellwesen mit Bestellabgleich
Offene Schnittstelle für Datenimport von Lieferanten-Artikeln (Artikel-Import) und Import der Artikelpreise (Preispflege) durch Lieferanten
Für eine Nährwertausgabe in der Rezepturverwaltung, können Rohartikel mit dem BLS-Schlüssel verknüpft werden.

Es besteht die Möglichkeit, Ihren Ordersatz oder alle Artikel unserer Lieferanten-Partner einzuspielen, so dass Sie mit wenig Manpower "sofort" mit dem Bestellwesen beginnen können und gleichzeitig die Basis für Rezeptur-Verwaltung erhalten. Das Einspar-Potential beim Einspielen von Lieferanten-Daten kann mit ca. 20 bis 30 Manntagen (eher höher) angesetzt werden, da die Datenanlage durch Ihre Mitarbeiter weitgehend entfällt.

Optionen zum Grundmodul:

Die nachfolgenden Optionen sind einzeln wähl-/kombinierbar und beinhalten folgende Module:

Fax-Modul, um die Bestellungen direkt über Fax zum Lieferanten abzusetzen
DFÜ-Software-Modul, um die Bestellung direkt auf das EDV-System Ihres Lieferanten abzusetzen und Rücklieferscheine per DFÜ zu empfangen
Standard-Schnittstelle für die DFÜ-Kommunikation zum Lieferanten
Import-Modul für das Einlesen des Liefersheindatenträgers
Lieferanten Lieferschein-Import per DFÜ

Rechnungseingangs-Prüfung

Es werden ein Rechnungseingangs-Buch, eine Rechnungs-Prüfung und eine Rechnungs-Freigabe als Option zur Verfügung gestellt. Der Abgleich erfolgt zwischen Bestellung, tatsächlichem Liefereingang und der Preisprüfung in Ihrem Hause, wobei nach dem "Sechs-Augen-Prinzip" eine revisionsgerechte Verfahrensweise gegeben ist, und kann für eine FIBU-Anbindung (z.B. SAP, ProFib) als "Rechnungs-Freigabesatz" zur Verfügung gestellt werden.

Warenwirtschaft und Inventur

Im Bereich der Warenwirtschaft werden neben Warenzugängen (auf Wunsch automatisch aus dem Bestellabgleich generierbar) auch die internen Warenbewegungen, die Lagerbestandsführung sowie Stornos und Rückgaben behandelt. Die Inventur rundet den Warenwirtschaftsbereich ab, wobei Sie neben einer regelmäßigen Inventur (monatlich, quartalsweise, halbjährlich, etc.) auch Stich-Inventuren fahren können, wenn es um besonders hochwertige und teure Artikel geht, die einer strengeren Inventur-Beobachtung unterliegen.

Dieses Modul besteht aus folgenden Komponenten:·

Warenzugänge/interne Warenbewegungen von Lager zu Lager (auch nach FIFO)
Lager-Bestandsführung, Bewertung nach mehreren EKP
Ist-Entlastung
Inventur

Rezeptur und Vorkalkulation

Im Bereich der Rezepturverwaltung werden Ihre Grundrezepte/Rezepturen und Komponenten/Verkaufsartikel gepflegt. Durch die Warenzugänge werden automatisch die Einkaufspreise für die Wareneinsatz-Kalkulation im System aktualisiert.
Entsprechende Texte in der Rezeptur (Produktionstexte, -Hinweise, HACCP-Hinweise, etc.) können von Ihrem Team hinterlegt werden und sind so eine Hilfe für die Kollegen in der Küche und Produktionsplanung, exakte Vorgaben auch exakt umsetzen zu können.
Die Vorkalkulation Ihrer Rezepturen basiert immer auf den aktuellen Einkaufspreisen, die durch die Warenzugangsbuchung automatisch "auf den neuesten Stand" gebracht wird. Diese Rezepturen können Sie als Verkaufsmix in den Menüplan übernehmen, mehrere Tage oder Wochen "im Voraus" Ihre Menüplanung gestalten und erhalten so eine Übersicht über die Wareneinsätze der Menüplanungs-Komponenten.

Vor allem für diejenigen ist es interessant, die im Komponenten-Wahlverfahren (Freeflow) operieren und viele Komponenten im Angebot führen, die insgesamt auf einen Tag oder auf eine Woche oder gar mehrere Wochen den gesamten Wareneinsatz aufzeigen sollen, um erkennen zu können, ob man im Durchschnitt den gesamten Wareneinsatz erreicht oder überschreitet.
Dabei kann es durchaus vorkommen, dass eine Komponente über dem Wareneinsatz-Limit liegt, jedoch durch andere Komponenten, die günstigere Wareneinsätze aufzeigen, kompensiert wird und somit eine längerfristige Kalkulation über mehrere Tage oder Wochen unterstützt, ohne dass ein Taschenrechner permanent "zur Hand" sein muss.

Dieses Modul besteht aus folgenden Komponenten:

Rezeptur, mit Verknüpfungsmöglichkeit zur Menüplanung zwecks Ermittlung der Waren-Bedarfsmengen
Rezeptur als Basis zur Erstellung von Produktionsartikeln für zentrale Produktion oder Cook&Chill
Vorkalkulation je Rezeptur/Komponente

Menüplanung und Bestell-Bedarfs-Ermittlung

Es besteht die Möglichkeit, die im Verkaufsmix/Menüplan aufgestellte Komponenten-Planung in einen Artikelbedarf aufzulösen (die vorhandenen Rezepturen werden in Rohartikel umgesetzt), um so einen Einkaufsvorschlag für das Bestell-Modul zu erhalten. Sie können die Bestell-Menge auf die nächstgrößere Gebindegröße "aufrunden", wobei der vereinbarte Preis automatisch vorgetragen wird (oder der letzte Einkaufspreis bei z.B. Frischwaren und Tagespreis-Artikeln) und - kein einziger Artikel wird vergessen (wenn die Rezeptur richtig ist).
Durch die Wahl des Lieferanten bestimmen Sie, wer die Bestellung erhält und können jederzeit Mengen und evtl. Preise noch beeinflussen, bevor die Bestellung "abgesetzt" wird. Eine automatische Schnittstelle zum Bestellwesen sichert ab, dass die Daten auch komplett in das Bestellwesen übernommen und von dort weiterbearbeitet werden können (z.B. ausdrucken, per Fax wegschicken, per DFÜ versenden, etc.).

Dieses Modul besteht aus folgenden Komponenten:

Erstellung einer Menüplanung mit Rezepturen und Komponenten, beliebige Wochen im voraus, alternativ auch für das gesamte Jahr möglich.
Auflösung der Menüplanungs-Komponenten nach Artikeln, Ermittlung eines Bestell-Bedarfs für das Bestellwesen und Schnittstelle zum Bestellwesen, mit der Möglichkeit, eine automatische Bestellung zu generieren.
Vor einer automatischen Bestell-Auflösung besteht die Möglichkeit, Lieferanten und Mengen/Preise zu beeinflussen, um so eine "100%ige Bestellung" aufzubereiten.

Verkaufsdaten-Berarbeitung

Durch die Organisation der Verkaufsstellen ist es möglich, die Umsätze je Verkaufsstelle getrennt auszuweisen und auch eine Konsolidierung für den Gesamtbetrieb zu erstellen. Sie definieren die entsprechenden Verkaufsstellen, POS-Terminals, Verkaufsartikel, PLU-Daten, etc., wobei eine Struktur mit Überordnungen möglich ist.
Für Verkaufsstellen (z.B. Veranstaltungen), die keinen direkten Kassenanschluss haben, kann unsere "Kassen-Emulation" genutzt werden. Die Umsätze können manuell erfasst und in die entsprechenden Buchungsprogramme transferiert werden. Zur Verbuchung anstehender Umsätze werden die aktuellen Einkaufspreise, resultierend aus den täglich verbuchten Warenzugängen, ermittelt und zugewiesen.

Dieses Modul besteht aus folgenden Komponenten:

Verkaufsstellen-Organisation und Profit-Center-Verwaltung
Verbuchung der Umsätze (aus POS-Software oder manuelle Erfassung) nach Rezeptur zwecks Ermittlung des Warenverbrauchs und automatische Lagerentlastung.
Statistiken und Auswertungen

Internes Bestellwesen für die Zwischenverpflegung

Für die Verbrauchslagerbuchung bzw. Bruttoabrechnung von Kiosken, hausinternen Abteilungen oder Kostenstellen ist das interne Bestellwesen realisiert worden.
Hier sind auf einen Blick die "bestellfähigen" Artikel pro Bestellort, alphabetisch oder nach Warengruppen sortiert, aufgezeigt. Die Bestellung erfolgt mit einem permanenten Bestandsabgleich.
Da mit Abschluss der Bestellung automatisch ein oder mehrere Lieferscheine an den Bestandslagerorten gedruckt werden können, ist eine enorme Transparenz und Arbeitsvereinfachung gewährleistet.Durch die optionale Eingabe von Verkaufspreisen kann sowohl eine Bruttoabrechnung als auch eine Deckungsbeitragsermittlung stattfinden.

Dieses Modul besteht aus folgenden Komponenten:

Einrichtung und Vergabe der Verkaufsstellen
Definition des Stamm- und Artikel-Sortiments in der Verkaufsstelle
Definition der Verkaufspreise (inkl. MWST)
Definition der Drucker-Parameter, Lagerorte und Verkaufsstellen-Lagerorte
Bestellen und Erzeugen sowie Verbuchen von Produktionsartikeln.

Kurzfristige Erfolgsrechung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) dient dazu, wahlweise täglich, wöchentlich, monatlich oder für eine andere Periode eine Gewinn-/Verlustrechnung (G- und V-Rechnung) darzustellen, um über den Gesamtbetrieb sowie die einzelnen Verkaufsstellen schlüssige Management-Informationen zu erhalten.

Die Daten der Kassensoftware sowie des Warenwirtschaftssystems werden "zusammengeführt" und in die dafür speziell entwickelten Reports "überstellt". Die Wahl der einzelnen Verkaufsstellen und die Zusammenführung des Gesamtbetriebes obliegt dem Management und wird von dort aus durch alternative Bildschirm-Masken ausgewählt, so dass das System die relevanten Daten aus der Datenbank zusammenführt und in entsprechende Statistiken übergibt.
Die Gegenüberstellung der Wareneinsätze sowie der Umsätze (exklusiv Steuer) gibt eine Übersicht über Deckungsbeitragsstufe 1. Diese Daten können in eine Excel-Tabelle überführt werden, wahlweise auch in andere Spread-Sheets-Programme sowie ins Intranet oder Internet "gestellt" werden und können um weitere Komponenten "ergänzt" werden.

Die Komponenten können sein:

Personalkosten
Raum-Umlagen
diverse weitere Zusatzkosten

um unter dem Gesichtspunkt der Vollkostenrechnung eine permanente Übersicht für das Management zu schaffen.

Auftragsbearbeitung und Fakturierung

Mit diesem Modul werden interne und externe Aufträge verwaltet (Kostenstellen-Abrechnung, externe Fakturierung für Party-Service, etc.), wobei die Adress-Daten verknüpft sind. Die Debitoren-Sätze werden "gesammelt" und für unsere Standard-Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung (z. B. SAP und andere Fibu-Programme) bereitgestellt. Als Basis dienen die Artikel- und Rezept-Stammdaten, die mit einem entsprechenden Verkaufspreis multipliziert werden. Mehrere Mehrwertsteuer-Sätze sind möglich.

Verwaltung von Angeboten
Verwaltung von Auftragsbestätigungen
Schreiben von Ausgangsrechnungen

Standard-Schnittstelle zu unserer Kassen-Software

Die Warenwirtschaft enthält eine Standard-Schnittstelle zur zu unserer Kassensoftware und kommuniziert über Daten-Import-/-Export-Funktionen, so dass einmal angelegte Menükarten über diese Schnittstelle an das Kassensystem transferiert werden können. Die Umsätze werden von dort "abgeholt" und ausgewertet. Sollten beide Systeme auf der gleichen Datenbank residieren, so ist ein direkter Datenbank-Zugriff vorgesehen, ohne dass Import-/Export-Funktionen aufgerufen werden müssen.
Eine offene Standard-Schnittstelle für POS-Systeme (Export/Import) unterstützt die Anbindung von Kassen-Systemen, um aus der Warenwirtschaft PLU-Daten zu übertragen (Export), so dass an den Kassensystemen Umsätze erfasst werden können.
Eine weitere Schnittstelle stellt sicher, dass die Umsätze aus den Kassensystemen wieder importiert und warenwirtschaftlich weiterverarbeitet werden können.

Offene Standard-Schnittstelle für POS-Systeme

Mit der offenen Standard-Schnittstelle für POS-Systeme besteht die Möglichkeit, die in erfassten Menükarten und Verkaufs-/PLU-Daten an die Kassensysteme zu übertragen und von dort wieder nach getätigtem Verkauf die Umsätze zu importieren. Die Weiterverarbeitung dieser Daten erfolgt inder Rezeptur-Auflösung, Ermittlung des Warenverbrauchs, etc..

Schnittstelle zur SAP und anderen FIBU Anwendungen

Erweiterte Schnittstellen-Funktionen sorgen dafür, dass an externe Programme (z. B. Finanzbuchhaltung, Excel, etc.) weitere Daten zur Verfügung gestellt werden können. Beispielsweise können es freigegebene und geprüfte Rechnungseingänge sein, Erlös-Buchungen, Veranstaltungen, Kostenstellenwerte und Party-Service, etc. Für die Übergabe der geprüften und freigegebenen Rechnungen für z.B. SAP oder andere FIBU-Anwendungen gibt es zwei Möglichkeiten:

In Möglichkeit 1 stellen wir Ihnen eine typische Standard-Schnittstelle zur Verfügung, in der die relevanten Daten für das FIBU-Programm aufgeführt sind. Diese Daten können von Ihrem FIBU-Team "aufgenommen" und in die FIBU-Anwendung nach den gewünschten und notwendigen Spezifikationen Ihres Hauses importiert werden.
In Möglichkeit 2 wird eine spezielle Schnittstelle aufgrund einer Aufgabenstellung aus Ihrem Hause individuell für Sie geschaffen.

Offene Schnittstellen zu Lebensmittellieferanten zwecks Datenaustausch

für den Artikelimport der Lieferanten-Artikel, -Preise, -Gebindegrößen etc.
Bestellungen können über DFÜ direkt an die Lieferanten abgesetzt werden
Lieferscheinimport per Datenträger oder DFÜ möglich

Unternehmen

Einsatzbereiche

Systeme

Service

Projektbeispiel