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Warenwirtschaft in der Betriebsgastronomie: Wie Softwareeinsatz die Effizienz steigert und Kosten senken kann

Warenwirtschaftssysteme in der Betriebsgastronomie: Anwendungsbeispiel Küche

Warenwirtschaft in der Betriebsgastronomie: Wie Softwareeinsatz die Effizienz steigert und Kosten senken kann

Die Anforderungen an Betreiber von Gemeinschaftsverpflegungen wachsen – Gäste werden anspruchsvoller. Das spiegelt sich unter anderem im Kundenwunsch nach einer vielfältigen und gesunden Speisenauswahl wider. Rohstoffe sollten zudem möglichst regional und nachhaltig produziert worden sein.
Hinzu kommt der Anspruch, eine große Speisenauswahl in möglichst großer Menge Vorhalten zu können, um stets alle Kundenbedürfnisse befriedigen zu können – spätestens ab hier wird die Organisation unübersichtlich. Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt Gastronomen bei der Bewältigung der Aufgaben: Alle anfallenden Daten werden zusammengefasst und übersichtlich in einem Gesamtprozess abgebildet. Damit bleibt stets der Überblick über beispielsweise Lagerbestände, Qualität der Produkte oder einzelner Prozesse gewahrt. Zudem können relevante Kennzahlen einfacher ausgewertet werden.

Für professionelles Verpflegungsmanagement unabdingbar
Warenwirtschaftssysteme bilden einen Teilbereich der Gastronomiebetriebe wie Einkauf, Rezeptmanagement und Lagerwirtschaft übersichtlich ab. Die Betreiber der Gemeinschaftsverpflegungen werden bei den komplexen Vorgängen optimal unterstützt und können vorausschauender planen – vor allem wenn es darum geht, abwechslungsreiche Speisepläne zu erstellen, gängige Ernährungspräferenzen (bspw. vegetarische, vegane oder glutenfreie Menülinien) zu berücksichtigen und Lagerbestände aktuell zu halten. Schnittstellen erlauben zudem die Koordination mit Lieferanten, Finanzbuchhaltung, Kassensystemen, Webspeiseplänen, Digital-Signage-Systemen und Ähnlichem.

Modulare Aufbau für volle individuelle Bedürfnisse
Die volle Leistungsfähigkeit des Warenwirtschaftssystems entfaltet sich durch den modularen Aufbau: Die Software lässt sich individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Betriebsrestaurants anpassen und dadurch dessen Effizienz steigern.
Zu den gängigen Modulen zählt unter anderem ein Einkaufssystem, um Waren unkompliziert und transparent bestellen zu können – automatische Preisupdates und effiziente Preisupdates vereinfachen das Controlling.
Die Lagerverwaltung erfasst dagegen die Bewegungen der Waren und deren Bestände – eine genaue Lageführung ist ausschlaggebend für die Beschaffung und spart viel Zeit bei Inventuren.
Essenziell für den Erfolg des Betriebsrestaurants ist die Menüplanung und die Produktion der Speisen – das Warenwirtschaftssystem unterstützt von der Vorkalkulation bis zur Produktion. Durch die genaue Erfassung aller Prozesse lassen sich Schwachstellen und Einsparpotenziale ausfindig machen.
Mit einem entsprechenden Modul wird die Pflicht zur Kennzeichnung von Allergenen, Inhaltsstoffen und Nährwerten erleichtert. Dank bestehender, laufend aktualisierter Produktdatenbanken können entsprechende Angaben unkompliziert auf Speisekarten, Produktschilder, Digital-Signage-Systeme und mehr übertragen werden.
Um die Qualität der Speisen auf einem gleichbleibend hohen Niveau zu halten, muss eine exakte Rezepturführung gewährleistet werden. Warenwirtschaftssysteme unterstützen Gastronomen bei dieser Aufgabe – auch im Hinblick auf Preiskalkulationen oder HACCP-Kontrollmöglichkeiten.
Detaillierte Berichte und Analysen geben den Benutzern – abteilungsübergreifend – wertvolle Einblicke in wichtige Kennzahlen. Gerade für die Buchhaltung sind einwandfrei aufbereitete Wareneingänge, Verkäufe, Wareneinsatzbereinigungen und mehr von enormer Bedeutung.

Fazit: Sinnvolle Verknüpfung einzelner Bereiche steigert Effizienz und senkt Kosten
Ein Warenwirtschaftssystem bietet breit gefächerte Anwendungsmöglichkeiten. Kernaufgabe der Software ist die sinnvolle Verknüpfung einzelner Bereiche. Anwender werden dadurch unterstützt, stets den Überblick über alle eingebundenen Prozesse zu behalten. Durch die Kontrolle und Auswertung relevanter Kennzahlen können Schwachstellen leichter ausfindig gemacht werden. Infolgedessen lassen sich Prozesse effizienter gestalten und Kosten werden gespart.

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