Hochschulgastronomie – Wie in Potsdam und Frankfurt (Oder) die Digitalisierung einzieht
In Deutschland sind die Studentenwerke für die Belange der Studierenden zuständig. Neben der Verwaltung von Wohnheimen, der Studienfinanzierung und Beratungsdiensten tragen sie Verantwortung für Mensen und Cafeterien vor Ort.
Digitale Strategien der Studentenwerke Potsdam und Frankfurt (Oder)
Jahr:
2022
Produkt:
Mittagstisch App mit Order
Verpflegungsautomaten
Digital Signage
Kunde:
Studentenwerk Potsdam
Studentenwerk Frankfurt (Oder)
Service:
Projektmanagement
Branding
Inbetriebnahme
Die Verpflegung der Studierenden und der Betrieb von Mensen, Cafeterien und Co zählen zu den Hauptaufgaben der Studierendenwerke. Die Hochschulgastronomie setzt sich ein großes Ziel: ein qualitativ hochwertiges Angebot unter ökologischen Aspekten zu erschwinglichen Preisen. Um Ressourcen zu bündeln und Kosten zu reduzieren, gründeten sich eigene Marken, die die 57 unabhängigen Studierendenwerke nutzen. Jedoch gibt es bei in puncto Digitalisierung noch Aufholbedarf. Am Beispiel der Studierendenwerke Potsdam und Frankfurt (Oder) zeigen wir, wie sich die Hochschulgastronomie mit digitalen Lösungen für die Zukunft wappnet.
Studentenwerk Potsdam – Beginn einer langjährigen Partnerschaft
Seit 1991 ist das Studentenwerk Potsdam für die Belange von über 33.000 Studierenden in Potsdam, Brandenburg an der Havel und Wildau zuständig. Neben der Bereitstellung von günstigem Wohnraum, Beratungsangeboten und Jobvermittlung zählt zu den Aufgaben des Studentenwerkes auch der Betrieb von sieben Mensen, zwei Kaffeebars und einer Cafeteria. Insgesamt wurden 2022 in den Mensen über 1 Million Essen ausgegeben – 70 % der Gäste sind Studierende.
Personalmangel sowie Lebensmittel- und Energiekosten zählen derzeit zu den größten Herausforderungen für die Gemeinschaftsverpflegungen. Um sich diesen zu stellen, war das Studentenwerk auf der Suche nach Lösungen: Verpflegungsautomaten inklusive zweisprachiger App zum Bestellen sollten den Auftakt bilden, um Mehrwerte für die Gäste zu schaffen.
Wie aus einer Krise etwas Gutes entstand
„Als in der Pandemiezeit die Idee aufkam, ein Liefersystem für die Studierendenwohnheime zu entwickeln, haben wir uns nach einer Lösung umgesehen“, erinnert sich Michéle Paschke, Leiterin der Abteilung Mensen und Cafeterien, an den Beginn der Neuausrichtung. Wichtig war, einen Partner zu finden, der alle Anforderungen erfüllen konnte. Dazu zählt die Vorbestellung und Bezahlung per App, die Integration des vorhandenen Mehrwegsystems von Relevo, die Integration eines Rücknahmeautomaten für das Mehrwegsystem sowie Erfahrung mit einem Automatenhersteller.
„Im Gesamtprojekt hat uns kamasys mit einer ganzheitlichen Lösung überzeugt. Mitgedacht wurde auch damals schon die Umstellung auf ein neues Warenwirtschaftssystem und damit auch der notwendigen Umstellung des Web-Speiseplanes und vor allem des Essenleitsystems“
– Michéle Paschke
Die Erwartungen in Potsdam waren hoch: Ziel war es, ein funktionierendes und gut laufendes Liefersystem für die Studierenden in den Wohnheimen an den Start zu bringen. Umgesetzt wurde das über die Mittagstisch App von kamasys: Mit der „Mensa +“-App können Studierende u. a. Essen vorbestellen und bezahlen. Die Bestellungen werden in Mehrweggeschirr von Relevo in die Potsdamer Wohnanlagen Kaiser-Friedrich-Straße und Stahnsdorfer Straße geliefert – eine Pushnachricht informiert, sobald die Ware abholbereit ist. Bis das System einsatzbereit war, mussten jedoch einige Hürden genommen werden: „Unsere Menüplanung musste integriert werden, dabei haben wir gelernt, dass wir extra Speisepläne für den Automaten brauchen. Relevo musste angebunden werden, Einweg kam für uns nicht infrage. Wie kommen die Daten wo an und können dann ausgewertet werden? Etiketten müssen aufgeklebt werden, das Ganze braucht ein Verfallsdatum und die App braucht eine max. bestellbare Menge. Wie sind die Lieferwege? Wie können wir die Temperaturdaten der Automaten aus der Ferne auslesen und, und, und“, fasst Michéle Paschke den Projektstart zusammen. Trotz der Herausforderungen, die sich zwischendurch ergaben, wurde die erste Projektphase erfolgreich abgeschlossen und den Studierenden mit dem Mensa-Lieferservice ins Wohnheim eine Verpflegung auch außerhalb der Öffnungszeiten – also auch am Abend oder am Wochenende – ermöglicht.
Wie die Zukunft in Potsdam aussehen wird
Seit April läuft die zweite Projektphase. Zum einen werden alle Mensen in die „Mensa +“-App integriert: Die Nutzenden können die Speisepläne aller Mensen inklusive Preise, Zusatzstoffe, Allergene und Nährwerten einsehen, Feedback kann abgeben und über Neuigkeiten informiert werden. Der Speiseplan ist zudem über den Webclient von kamasys auf der Website des Studentenwerks eingebunden.
Zum anderen beinhaltet die zweite Projektphase die Einführung von Digital-Signage-Systemen in allen Mensen. „Durch unsere Erfahrung miteinander und jeder für sich und die Vorarbeit für das Automatenkonzept läuft es jetzt viel flüssiger“, so Paschke.
„Trotz Einführung und Anbindung an ein neues Warenwirtschaftssystem, kommen wir fristgerecht voran. Wir freuen uns sehr über den neuen und modernen Look und die neuen Features, die unsere Gäste nun nutzen können.“
– Michéle Paschke
Dass das Studentenwerk Potsdam eine langjährige Partnerschaft anstrebt, zeigt ein Blick in die Projektplanung: Auslobung des CO2-Fußabdrucks, Fotoboxx, um die Speisen auf den Monitoren, im Webspeiseplan und in der App darzustellen sowie Self-Checkout-Kassen sind für die Zukunft angedacht.
„Erfolg haben beide Parteien nur, wenn es eine ehrliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe gibt. Dies ist uns zusammen gelungen und unsere Mitarbeitenden und Gäste profitieren davon“, fasst Michéle Paschke die zweijährige Zusammenarbeit mit kamasys zusammen.
Studentenwerk Frankfurt (Oder) – Digitalstrategie für 14.000 Studierende
Das Studentenwerk Frankfurt (Oder) ist Ansprechpartner für rund 14.000 Studierende an den Hochschulstandorten Eberswalde, Frankfurt (Oder), Cottbus und Senftenberg. Neben sozialen Dienstleistungen wie Ausbildungsförderung, Betrieb einer KiTa und studentischem Wohnen zählt die gastronomische Verpflegung in sechs Mensen zum Aufgabengebiet.
Pandemiebedingt hat sich an den Hochschulen die Präsenzkultur verändert, Portionszahlen erreichen nicht mehr das Vor-Corona-Niveau und es wird zunehmend herausfordernder, ein attraktiver Anlaufpunkt für Studierende zu bleiben. Sören Hilschenz – verantwortlich für die Verpflegungsbetriebe – ist sich bewusst:
„Digitalisierung muss erlebbar werden. Die Menschen möchten Informationen möglichst unkompliziert und ansprechend aufbereitet haben.“
– Sören Hilschenz
Die Aufgabe: Mensen müssen heutzutage mehr in puncto Qualität, Nachhaltigkeit, Sozialverträglichkeit und Wohlfühlatmosphäre bieten. Andererseits stehen manche der Forderungen im Widerspruch zueinander. Bspw. Günstiges Essen vs. hoher Bio-Anteil oder moderne Gerichte vs. Kantinenklassiker.
Kundenbindung als Schlüssel zum Erfolg
Um den Herausforderungen entgegentreten und die gestiegene Erwartungshaltung erfüllen zu können, setzt das Studentenwerk jetzt auf digitale Lösungen von kamasys: Displays und Monitore für die Speisenauslobung waren in den Mensen schon vorhanden, die Inhalte wurden jedoch jeden Tag händisch gepflegt und aus verschiedenen Datenquellen zusammengeführt. Um Zeit und Kosten zu sparen sowie gleichzeitig die Fehlerhäufigkeit zu minimieren, kommt jetzt ein digitales System zum Einsatz. Dieses stellt alle Inhalte in einem einheitlichen Design dar und übernimmt gleichzeitig die Menüs aus der Warenwirtschaft.
Kernstück der Zusammenarbeit zwischen dem Studentenwerk und kamasys ist die Mittagstisch App: Unter dem Namen „mensaTime“ steht den Studierenden ein zweisprachiges Tool zur Verfügung, über das orts- und zeitunabhängig der aktuelle Speiseplan abgerufen werden kann. Weiteres wichtiges Element: das Feedback-Modul. Darüber können die User Speisen und Räumlichkeiten bewerten und so aktiv an der Qualitätssicherung und -steigerung mitwirken. Die dritte Säule für eine intensivere Bindung ist das Newsmodul. Dieses ermöglicht eine wirksame und schnelle Kommunikation zu aktuellen Themen und Aktionen. Die Umsetzung des Projektes lief reibungslos. Dank regelmäßiger Abstimmungen waren alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand und es konnten zeitnah kleinere Anpassungen vorgenommen werden. Dadurch ließ sich der gesteckte Zeitplan mühelos umsetzen.
Mit der neuen Digitalstrategie kann das Studentenwerk Frankfurt (Oder) den gesteigerten Ansprüchen der Gäste gerechter werden und sich moderner präsentieren. Die Ausrichtung für die Zukunft ist laut Sören Hilschenz klar:
„Die Mensa ist längst kein Ort bloßer Essensausgabe und Nahrungsaufnahme mehr. Wir verstehen uns als Vorreiter in der Gemeinschaftsverpflegung und wollen auf jedem Campus einen essenziellen und attraktiven Treffpunkt bieten.“
– Sören Hilschenz
Die Studentenwerke zeigen es: Erfolg mit kamasys
Die Studentenwerke Potsdam und Frankfurt (Oder) erkannten, wie wichtig digitale Strategien und Lösungen für die Hochschulgastronomie sind. Nur so können sie die Studierenden erreichen und für sich gewinnen. Dass die Konzepte erfolgreich sind, zeigt ein Blick in die Zukunft: Gemeinsam mit kamasys werden weitere Möglichkeiten erarbeitet, die die Arbeit der Gastronomen erleichtern und für die Studierenden von Nutzen sind.