Die Anforderungen an Betriebsgastronomen wachsen ständig: Hohe Energie- und Rohstoffkosten, Personalmangel und anspruchsvolle Kundenwünsche. Gäste wüschen sich immer häufiger einen vielfältigen und gesunden Speiseplan, möglichst regional und nachhaltig produziert.
Gerade in der Gemeinschaftsverpflegung werden große Mengen vorgehalten, um alle Bedürfnisse der Gäste zu erfüllen. Die Folge: Die Organisation wird unübersichtlich. Die Lösung ist ein Warenwirtschaftssystem. Das fasst alle Daten zusammen und bildet sie übersichtlich in einem Gesamtprozess ab. Das sichert den Überblick und erleichtert das Auswerten relevanter Kennzahlen.
Indispensable for professional catering management
Warenwirtschaftssysteme sind für ein professionelles Verpflegungsmanagement unverzichtbar. Sie erfassen zentrale Bereiche wie Einkauf, Rezeptmanagement und Lagerhaltung und ermöglichen eine effiziente, vorausschauende Planung. Betreiber von Gemeinschaftsverpflegungen können so abwechslungsreiche Speisepläne gestalten, Ernährungspräferenzen (z. B. vegetarisch, vegan, glutenfrei) berücksichtigen und Bestände stets aktuell halten. Schnittstellen zu Lieferanten, Finanzbuchhaltung, Kassensystemen oder digitalen Speiseplänen sorgen für reibungslose Abläufe.
Klassische Warenwirtschaft über verschiedene Module
Warenwirtschaftssysteme lassen sich durch ihren modularen Aufbau individuell an Betriebsrestaurants anpassen. Wichtige Module sind das Einkaufssystem mit automatischen Preisupdates, die Lagerverwaltung für transparente Bestandsführung und die Menüplanung mit Unterstützung von der Kalkulation bis zur Produktion.
Ein weiteres Modul vereinfacht die gesetzlich vorgeschriebene Kennzeichnung von Allergenen, Inhaltsstoffen und Nährwerten über verknüpfte Produktdatenbanken. Exakte Rezepturführung sichert gleichbleibende Qualität, erleichtert Kalkulationen und unterstützt HACCP-Kontrollen.
Abschließend liefern detaillierte Berichte und Analysen wertvolle Kennzahlen für alle Abteilungen – insbesondere für Buchhaltung und Controlling.
WaWi neu gedacht: Intelligente Nutzung vorhandener Daten
Einige Warenwirtschaftssystem nutzen leistungsfähiges Business-Intelligence-Systeme: Durch die Verknüpfung von Rechnungs-, Umsatz- und Personaldaten entsteht ein ganzheitliches Bild des Betriebs, das Abweichungen und Optimierungspotenziale sichtbar macht – sie konzentrieren sie sich auf die Nutzung bereits vorhandener Datenquellen. Big Data und automatisierte Datenerfassung – etwa durch Rechnungsauslesung – reduzieren manuelle Arbeit und erhöhen die Datenqualität. Mithilfe Business-Intelligence -Tools werden Abweichungen schnell erkannt, wodurch fundierte Entscheidungen und Prozessverbesserungen möglich werden.
Der datenbasierte Ansatz spart Zeit und Kosten, da auf komplexe Warenwirtschaftssysteme verzichtet werden kann. Das bietet eine effiziente, kostengünstige und fehlerarme Alternative, die Gastronomiebetriebe zukunftsfähig macht.
Fazit: Unverzichtbar für den Erfolg
Warenwirtschaftssysteme schaffen Transparenz, sichern Qualität und ermöglichen eine wirtschaftliche Planung trotz steigender Anforderungen. Sie bilden Einkauf, Lager, Rezepturen, Buchhaltung und vieles mehr professionell ab. Datengetriebene Ansätze über Business-Intelligence -Tools können die Arbeit der Gastronomen zusätzlich erleichtern.
